Polityka prywatności / RODO

1. Administrator danych

RK RENTAL Radosław Rafiński, ul. Brzozowa 12, 86-061 Brzoza k. Bydgoszczy, NIP: 562-174-37-86, REGON: 341352640, e-mail: biuro@fajnepodnosniki.pl, tel. 609 609 104.

2. Cele przetwarzania danych

• w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• na podstawie zgody — w celu nawiązania współpracy lub utrzymania relacji handlowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• w celu wypełnienia obowiązku prawnego, np. wystawiania i przechowywania faktur (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• w celach analitycznych i archiwalnych, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

3. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, którym są one potrzebne do wykonania umowy, obsługi zapytania albo działania strony:

• podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO): biuro rachunkowe i obsługa IT;
• podmioty, którym przekazujemy dane w związku z realizacją umowy, jako odrębni administratorzy: firmy kurierskie, transportowe i pocztowe, kancelarie prawne, ubezpieczyciele, banki, a gdy prosisz o ofertę leasingu, także firma leasingowa, której przekazujemy zapytanie z wybranymi warunkami;
• organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dostawcy usług technicznych, z których korzysta strona (przetwarzają dane wyłącznie na nasze zlecenie):

• Vercel Inc. (USA), hosting strony: na jego serwerach działa strona i funkcje obsługujące formularze;
• Upstash, Inc. (USA), baza danych, w której zapisujemy zgłoszenia z formularzy;
• Plus Five Five, Inc. (USA), operator usługi Resend do wysyłki poczty elektronicznej: przez nią przechodzi e-mail z treścią formularza, który trafia do naszego biura;
• Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia): Google Analytics 4 i Google Ads, uruchamiane dopiero po Twojej zgodzie na cookies analityczne lub marketingowe. Mapy Google (po kliknięciu „Pokaż mapę”) Google obsługuje jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Vercel, Upstash, Plus Five Five (Resend) i Google mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach programu EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r.), w odniesieniu do odbiorców uczestniczących w tym programie, albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię tych zabezpieczeń prześlemy na prośbę wysłaną na adres e-mail podany w pkt 1.

4. Prawa osoby, której dane dotyczą

Prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

5. Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a w przypadku dokumentów księgowych — zgodnie z wymogami przepisów prawa podatkowego. Okresy przechowywania danych z umów najmu maszyn podajemy w pkt 10.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

7. Oferty wysyłane linkiem i formularze do oferty

Ofertę wynajmu wysyłamy jako indywidualny link. Gdy odbiorca otworzy ofertę, zapisujemy datę i godzinę otwarcia, rodzaj urządzenia (telefon albo komputer) oraz kanał, którym link został wysłany (e-mail, SMS, komunikator). Nie zapisujemy przy tym adresu IP i nie używamy do tego plików cookies. Informacja ta służy wyłącznie obsłudze oferty — wiemy, że oferta dotarła, i możemy się w jej sprawie skontaktować (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora).

Dane wpisane w formularzu zamówienia w ofercie oraz w formularzu „dane do oferty” (imię i nazwisko, firma, telefon, e-mail, miejsce i termin pracy, osoba odbierająca maszynę, uwagi) przetwarzamy w celu przygotowania oferty oraz zawarcia i wykonania umowy najmu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Wypełnienie formularzy jest dobrowolne — te same informacje można przekazać telefonicznie lub e-mailem.

8. Formularze na stronie i prośba o oddzwonienie

Dane wpisane w formularzach na stronie (formularz kontaktowy, zapytanie ofertowe, zapytanie o część lub dokument, prośba o oddzwonienie): imię i nazwisko, telefon, e-mail, NIP firmy oraz treść zapytania przetwarzamy wyłącznie po to, żeby odpowiedzieć na zapytanie i przygotować ofertę (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Razem ze zgłoszeniem zapisujemy datę i godzinę wysłania, adres podstrony, z której wysłano formularz, a także — do pomiaru skuteczności naszych działań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — adres pierwszej odwiedzonej podstrony, adres strony, z której nastąpiło wejście na naszą stronę (referrer), oraz parametry kampanii z adresu wejścia (np. utm). Te informacje pochodzą z pamięci bieżącej wizyty i nie wymagają plików cookies.

Zgłoszenie jest zapisywane na serwerze strony i przekazywane e-mailem do naszego biura. Korzystamy przy tym z dostawców hostingu, bazy danych i wysyłki poczty elektronicznej wymienionych w pkt 3, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze zlecenie. Zgłoszenia zapisane na serwerze są usuwane automatycznie po 12 miesiącach; wcześniej usuniemy je na żądanie.

Dla ochrony przed automatycznym spamem ograniczamy liczbę zgłoszeń z jednego adresu IP. W tym celu przez najwyżej godzinę przechowujemy licznik powiązany ze skrótem adresu IP — samego adresu IP nie zapisujemy i nie łączymy go ze zgłoszeniem. Do ochrony formularzy nie używamy plików cookies.

Wyszukiwarka na stronie zapisuje w zbiorczym zestawieniu same frazy, które nie dały wyniku (np. „podnośnik 30 m”), z liczbą wyszukiwań i datą — bez adresu IP, bez plików cookies i bez powiązania z osobą; adresy e-mail i numery telefonów wpisane w wyszukiwarkę pomijamy. Zestawienie służy do uzupełniania oferty i strony, a wpisy usuwamy po 100 dniach.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Strona korzysta z plików cookies oraz z pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage). Część z nich jest niezbędna, pozostałe uruchamiamy tylko za Twoją zgodą.

Niezbędne (bez zgody)

• rk-cookie-consent (localStorage): zapamiętuje Twój wybór w banerze zgody na cookies;
• theme (localStorage): zapamiętuje wybrany motyw, jasny lub ciemny;
• rk-callback-tooltip-dismissed (localStorage): zapamiętuje, że zamknięto dymek przy przycisku prośby o oddzwonienie;
• rk-filters-open (sessionStorage): zapamiętuje, czy na czas wizyty rozwinięto filtry w katalogu maszyn;
• rk_panel i rk_panel_osoba (cookies): dotyczą wyłącznie pracowników biura logujących się do panelu administracyjnego. Zwykły odwiedzający strony ich nie otrzymuje.

Analityczne (tylko po zgodzie)

Google Analytics 4 pokazuje nam statystyki odwiedzin: które strony są oglądane i skąd przychodzą użytkownicy. Ustawia identyfikatory w cookies o nazwach zaczynających się od _ga. Uruchamiamy go dopiero po zgodzie na cookies analityczne (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Marketingowe (tylko po zgodzie)

Google Ads służy do mierzenia skuteczności naszych reklam, na przykład tego, czy po kliknięciu w reklamę ktoś zadzwonił lub wysłał zapytanie. Działa dopiero po zgodzie na cookies marketingowe.

Mapy Google

Na stronach Kontakt, Transport i w podstronach serwisu marek mapa Google nie ładuje się sama. Wczytuje się dopiero po kliknięciu „Pokaż mapę”. Wtedy Google może ustawić własne cookies i otrzymać dane o Twojej wizycie, zgodnie z własną polityką prywatności.

Zmiana zgody

Zgodę możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili, klikając „Ustawienia cookies” w stopce strony. Cookies możesz też usunąć w ustawieniach przeglądarki.

10. Najem maszyn (umowa najmu i OWW)

Ten punkt uzupełnia pkt 12 Ogólnych Warunków Wynajmu (OWW) i dotyczy najemców oraz osób działających w ich imieniu.

• Czyje dane. Najemcy (przedsiębiorcy, wspólnika albo osoby reprezentującej firmę) oraz osób wskazanych przez najemcę: składających zamówienie, odbierających i zwracających maszynę oraz obsługujących ją na miejscu pracy (osoba do kontaktów).
• Jakie dane i skąd. Imię i nazwisko, nazwa firmy i NIP, telefon, e-mail, adres miejsca pracy maszyny oraz dane i podpisy na protokołach wydania (Wd) i zwrotu (Zw). Dane osób wskazanych przez najemcę otrzymujemy od najemcy: w zamówieniu, e-mailu albo protokole.
• Cele i podstawy. Zawarcie i wykonanie umowy najmu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); prawnie uzasadniony interes RK Rental: kontakt z osobami wskazanymi przez najemcę, ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz marketing własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Odbiorcy. Jak w pkt 3, w szczególności firmy transportowe dowożące i odbierające maszynę, biuro rachunkowe, kancelarie prawne, ubezpieczyciele i banki.
• Okres przechowywania. Przez czas trwania umowy, a potem do przedawnienia roszczeń z umowy: co do zasady 3 lata, licząc do końca roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego), a gdy toczy się spór — do jego zakończenia. Faktury i inne dokumenty księgowe przechowujemy 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa). Dane do marketingu własnych usług — do czasu wniesienia sprzeciwu.
• Sprzeciw. Wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym wobec marketingu, można w każdej chwili wnieść sprzeciw, pisząc na adres e-mail z pkt 1.
• Informacje handlowe. E-mailem, SMS-em lub telefonicznie wysyłamy je wyłącznie za odrębną zgodą, niezależną od umowy najmu. Zgodę można wycofać w każdej chwili; nie wpływa to na umowę ani na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Podanie danych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy najmu — bez nich nie możemy wydać maszyny. Prosimy najemcę, żeby przekazał tę informację osobom, których dane nam podaje (wystarczy link do tej strony).